Microsoft Dynamics CRM heeft een aantal voordelen voor het behalen van succesvolle bedrijfsresultaten. Zo krijgt iedereen in uw organisatie dankzij dit systeem toegang tot de juiste informatie waardoor buitengewone klantervaringen ontstaan, het systeem laat verkoop- en service teams optimaal presenteren en u krijgt een beter inzicht in de bedrijfsgroei. Echter, voordat u van deze voordelen kan profiteren, moet er één iets perse in orde zijn…
In dit artikel:
Terug naar de basis
Voordat ik vertel waar ik op doel, gaan we eerst even terug naar de basis. Want wat is een CRM systeem nu eigenlijk? CRM staat voor Customer Relationship Management, oftewel het overzichtelijk beheren van klantgegevens. Klantgegevens vormen de basis van een CRM systeem. Hierbij kunt u denken aan algemene gegevens van klanten, maar ook aan contactmomenten, persoonlijke interesses, etc. Misschien kunt u nu al wel raden wat er in orde moet zijn om van de voordelen van CRM te kunnen profiteren? Juist ja, al dit soort data.
Datakwaliteit
In het kort bedoelen we met datakwaliteit het hebben van de juiste klantgegevens in uw CRM systeem, het onderhouden van deze gegevens en daar vervolgens waarde uithalen. Datakwaliteit is bepalend voor het succes van uw onderneming, omdat het creëren van waarde uit bedrijfsinformatie wordt bemoeilijkt wanneer u niet beschikt over goede data. Klanten zijn dan namelijk niet goed herkenbaar op basis van hun profiel of branche, waardoor het moeilijk is om klanten te segmenteren en hier analyses op uit te voeren. Doet u dus niets om uw klantgegevens op orde te houden, dan dreigt u een gedeelte van uw klanten uit het oog te verliezen. En dat is precies waarom datakwaliteit volgens ons zo belangrijk is.
Consistente data
Het uitgangspunt van datakwaliteit is een up-to-date adressenbestand waar bij iedere klant dezelfde coderingen en verwijzingen worden gebruikt. Zo moeten de namen ‘s-Gravenhage en Den Haag bijvoorbeeld niet door elkaar gebruikt worden, omdat het systeem niet herkent dat het hier om dezelfde stad gaat en moeten postcodes consistent met of zonder spatie tussen de cijfers en letters worden weergegeven. Een makkelijke manier om inconsistentie tegen te gaan, is om iedere relatie in uw CRM systeem te koppelen met het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Met deze koppeling worden eenvoudig nieuwe bedrijven ingevoerd en kunnen bestaande relaties worden gecontroleerd en verrijkt. Dit gebeurt met gegevens zoals het KvK-nummer, bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer, aantal werknemers, in welke branche het bedrijf actief is en ga zo maar door. U profiteert hierdoor van een snelle invoer, omdat u alleen maar de postcode en het huisnummer hoeft in te voeren. De KvK-koppeling zoekt automatisch alle overige gegevens van de relatie erbij.
Hoe zorgt u voor accurate data?
Consistentie in data is één, maar het accuraat houden van het hele bestand is twee. Het onderhouden van een CRM systeem kan gedaan worden door klantgegevens elke week of maand te updaten. De praktijk wijst echter uit dat dit vaak vergeten wordt of niet genoeg prioriteit krijgt. Om te voorkomen dat uw klantgegevens verouderen en u hier dus minder uithaalt dan u zou willen, kunt u kiezen voor een update service, een extra dienst die gebonden is aan de KvK-koppeling. Dankzij deze service wordt iedere verandering in de KvK-database doorgevoerd in uw CRM systeem. Zo zijn uw klantgegevens altijd representatief. Een echte aanrader dus!
Heeft u vragen over datakwaliteit of Microsoft Dynamics CRM in het algemeen? Neem gerust contact op.
