CRM en ERP: wat is het verschil en wanneer combineer je ze?

We krijgen vaak vragen over CRM en ERP. Wat is het verschil, wanneer heb je beide nodig en hoe werken ze samen?
In dit artikel leggen we het uit. Er zijn natuurlijk meerdere ERP en CRM systemen, maar voor dit artikel hanteren we Micosoft CRM voor MKB in combinatie met Dynamics 365 Business Central.

• Wat is het verschil tussen een CRM-systeem en een ERP-systeem?
• Kan ik eerst met CRM starten en later ERP toevoegen?
• Welke bedrijfsprocessen beheer je in CRM en welke in ERP?
• Heeft Microsoft Dynamics 365 Business Central ook CRM-functionaliteit?
• Waarom zou ik Business Central combineren met een aparte Microsoft CRM-oplossing?
• Kan ik mijn CRM-systeem koppelen aan mijn ERP-systeem?
• Hoe verloopt het proces van lead naar offerte, order en factuur?
• Hoe lang duurt de implementatie van CRM en ERP?
• Hoe krijg ik meer overzicht in klantgegevens, verkoopkansen en orders?
• Hoe zorg ik dat verkoop en administratie met dezelfde klantgegevens werken?

Eigenlijk is het heel simpel:
CRM helpt je klanten, marketing en verkoop te beheren en ERP (Business Central) helpt je de bedrijfsvoering te organiseren.

CRM – klantbeheer, marketing en verkoop

• Klanten en contactpersonen
• E-mails, afspraken en contacthistorie
• Leads, verkoopkansen en offertes
• Marketing en klantopvolging

ERP – bedrijfsvoering en administratie

• Financiële administratie
• Inkoop en leveranciers
• Orders, voorraad en logistiek
• Productie en operationele planning

Wanneer heb je beide nodig?
Een combinatie van CRM en ERP is vooral waardevol wanneer je commerciële team meer ondersteuning nodig heeft voor klantbeheer, marketing en verkoop, terwijl je ook inkoop, voorraad, levering en financiële administratie wilt organiseren. Je verkoopteam registreert leads en volgt aanvragen en offertes op in CRM. De administratie en logistiek verwerken orders, leveringen en facturen in ERP. Met een goed ingerichte koppeling kunnen relevante gegevens automatisch worden uitgewisseld. Zo kan een verkoper de orderhistorie bekijken en kunnen nieuwe klanten en geaccepteerde offertes worden doorgezet naar ERP, zonder dubbele invoer.

Met onze KvK-integratie vul je bedrijfsgegevens in CRM aan vanuit het Handelsregister. Via de CRM-ERP-koppeling kunnen deze gegevens vervolgens ook in ERP worden overgenomen. Zo verminder je handmatige invoer en help je fouten te voorkomen.

Een praktisch voorbeeld: Een glasbedrijf registreert een lead, volgt deze netjes op, krijgt uiteindelijk een aanvraag en volgt de offerte op in CRM. Na akkoord gaat de order naar ERP voor voorraadcontrole, levering en facturatie.

Heb ik altijd een ERP-systeem nodig?
Nee, niet ieder bedrijf heeft een ERP-systeem nodig. Voor een klein dienstverlenend bedrijf kan een CRM-systeem in combinatie met een boekhoudpakket voldoende zijn. Met CRM beheer je klantgegevens, afspraken, verkoopkansen en opvolging. Het boekhoudpakket gebruik je voor facturatie en je financiële administratie.

Heb je daarnaast te maken met voorraad, inkoop, productie, logistiek of complexe orderverwerking? Dan wordt een ERP-systeem relevanter. Het verbindt deze bedrijfsprocessen, zodat je minder gegevens handmatig hoeft over te nemen en beter overzicht houdt.

De keuze hangt dus vooral af van je bedrijfsprocessen en de complexiteit daarvan, en niet alleen van de grootte van je bedrijf. CRM en ERP kunnen elkaar daarbij aanvullen.

Business Central heeft toch ook CRM-functionaliteit?
Dat klopt. Dynamics 365 Business Central biedt functies voor relatiebeheer en het volgen van verkoopkansen. Of die voldoende zijn, hangt af van je commerciële processen. We merken dat onze klanten vaak uitgebreidere ondersteuning nodig hebben voor accountmanagement, marketing en verkoop? Dan kan een aparte CRM-oplossing een waardevolle aanvulling zijn.

Waarom een aparte CRM-oplossing:

• Sneller te implementeren
  Een kant-en-klare CRM-inrichting (CRM voor MKB) kan snel worden ingezet, zonder eerst een volledig ERP-traject uit te voeren. Een ERP-koppeling vraagt wel extra werk.
• Lagere licentiekosten
  Medewerkers die alleen klantcontacten en verkoopkansen beheren, hebben mogelijk voldoende aan een CRM-licentie.  Bijvoorbeeld onze CRM voor MKB licentie. (Vergelijk altijd de benodigde gebruiksrechten en totale kosten.)
• Flexibeler in te richten
  Pas schermen, velden en verkoopprocessen makkelijker aan op de werkwijze van je commerciële team.
• Gebruiksvriendelijker voor verkopers
  Medewerkers werken in een omgeving die draait om klanten, afspraken en verkoopkansen, met alleen de informatie die zij nodig hebben. CRM wordt vaak als gebruiksvriendelijker ervaren.
• Geschikt voor relaties die nog geen klant zijn
  Breng klanten, prospects, leads, adviseurs, partners en andere contacten samen in één omgeving. Zo houdt je commerciële team overzicht in relaties, contactmomenten en vervolgacties.
• Ook zelfstandig te gebruiken
  Je kunt CRM als zelfstandige oplossing inzetten, zonder ERP-systeem. Zo beheer je klantcontacten, leads, verkoopkansen, afspraken en marketing op één centrale plek. Voor veel dienstverlenende MKB-bedrijven is CRM in combinatie met een boekhoudpakket voldoende. Groeit je behoefte aan voorraadbeheer, inkoop of orderverwerking? Dan kun je later een ERP-koppeling toevoegen.

Hoe krijg ik meer overzicht in klantgegevens, verkoopkansen en orders?
Zowel CRM als Business Central bieden dashboards, grafieken en rapportages om inzicht te krijgen in je bedrijfsprocessen. CRM geeft bijvoorbeeld overzicht in klantcontacten en verkoopkansen, terwijl Business Central inzicht biedt in orders, voorraad en financiële resultaten. Wil je deze informatie samenbrengen in één organisatiebreed overzicht? Dan kunnen we met Microsoft Power BI gegevens uit verschillende systemen combineren tot overzichtelijke dashboards.

Hoe zorg ik dat verkoop en administratie met dezelfde klantgegevens werken?
Door bedrijfs- en contactgegevens tussen CRM en ERP te synchroniseren. Daarbij spreken we af welk systeem leidend is en welke gegevens worden uitgewisseld. Een wijziging, zoals een nieuw adres of telefoonnummer, kan zo automatisch worden doorgegeven aan het andere systeem. Dat vermindert dubbele invoer en helpt fouten en verouderde gegevens te voorkomen.

Wil je weten hoe CRM en ERP binnen jouw bedrijf kunnen samenwerken?
We denken graag met je mee — persoonlijk, praktisch en vrijblijvend. Neem 📧contact met ons op of bel📱 +31 (0)345 58 70 50